Términos y Condiciones

1. Introducción

Estos Términos y Condiciones ("Términos") rigen su acceso y uso del software como servicio (SaaS) Mentesis, incluyendo cualquier aplicación móvil, sitio web, y servicios relacionados (colectivamente, el "Servicio") proporcionados por Mentesis SRL., una sociedad constituida conforme a las leyes de Costa Rica ("Mentesis", "nosotros", "nuestro").

Al acceder o utilizar el Servicio, usted ("Usuario", "Cliente") acepta estar legalmente vinculado por estos Términos. Si no está de acuerdo con estos Términos, no podrá acceder ni utilizar el Servicio.

2. El Servicio

Mentesis proporciona un sistema SaaS con funcionalidades de CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning) y facturación electrónica, diseñado para ayudar a empresas a gestionar sus operaciones comerciales.

El Servicio se proporciona en forma de una Aplicación Web Progresiva (PWA) accesible a través de navegadores web y dispositivos compatibles. El acceso y uso del Servicio están sujetos a estos Términos y al pago de las tarifas correspondientes según el plan de suscripción elegido.

3. Registro y Cuentas

Para acceder y utilizar el Servicio, debe registrarse y crear una cuenta. Al hacerlo, usted acepta:

• Proporcionar información precisa, actualizada y completa durante el proceso de registro.
• Mantener y actualizar sin demora cualquier información de registro para asegurar su precisión.
• Ser responsable de proteger la confidencialidad de sus credenciales de acceso, incluyendo su contraseña.
• Ser responsable de todas las actividades que ocurran en su cuenta.
• Notificarnos inmediatamente sobre cualquier acceso no autorizado o uso de su cuenta.

Nos reservamos el derecho de rechazar el registro, cancelar cuentas o eliminar o editar contenido a nuestra sola discreción.

4. Planes de Suscripción y Pagos

El Servicio se ofrece a través de varios planes de suscripción con diferentes características, limitaciones y precios. Los detalles de cada plan están disponibles en nuestra página de precios.

Al suscribirse a un plan:

• Acepta pagar todas las tarifas aplicables según los términos del plan seleccionado.
• Las tarifas de suscripción se facturarán por adelantado mensualmente según se especifique en el plan.
• Ciclo de facturación: Todos los cobros mensuales se realizan exclusivamente el día 28 de cada mes, independientemente de la fecha de activación de su cuenta.
• Facturación inicial proporcional: Al momento de la activación de su cuenta, se cobrará una cantidad proporcional correspondiente a los días restantes hasta el próximo día 28.
• Período de gracia: Para los pagos de renovación se otorgan 7 días calendario de gracia después del día 28, durante los cuales el servicio permanecerá activo.
• Las suscripciones se renovarán automáticamente cada día 28, a menos que cancele su suscripción antes de esa fecha.
• Puede cambiar su plan en cualquier momento, sujeto a ajustes de facturación proporcionales que se aplicarán en su próximo ciclo de cobro.
• Si el pago no se efectúa dentro del período de gracia (hasta el día 5 del mes siguiente), el acceso al servicio se suspenderá automáticamente hasta que se regularice el pago.

Nos reservamos el derecho de modificar los precios de los planes mediante notificación previa con al menos 30 días de anticipación. Los cambios de precios no afectarán a los períodos de facturación ya pagados.

5. Servicios de Onboarding

Todos los clientes nuevos deben completar un proceso de onboarding que incluye configuración inicial del sistema y capacitación básica. Este servicio tiene las siguientes características:

• Duración: 4 horas de capacitación virtual divididas en sesiones según las necesidades del cliente, con previa coordinación de horarios.
• Incluye: configuración inicial del sistema, importación de datos básicos, capacitación en funcionalidades principales y establecimiento de flujos de trabajo básicos.
• El costo del onboarding se factura por separado y debe pagarse antes del inicio del servicio.
• Las sesiones de onboarding deben completarse dentro de los 30 días posteriores a la activación de la cuenta.
• Las sesiones no utilizadas dentro del período establecido se considerarán como completadas sin derecho a reembolso.

6. Desarrollos Personalizados

Mentesis puede proporcionar desarrollos personalizados y modificaciones del sistema según las necesidades específicas del cliente, sujeto a los siguientes términos:

• Los desarrollos personalizados se cotizan y facturan por separado del plan de suscripción mensual.
• Pueden requerir la actualización a un plan superior para soportar las funcionalidades adicionales desarrolladas.
• Los tiempos de entrega y costos se definirán mediante un presupuesto detallado que debe ser aceptado por el cliente antes del inicio del desarrollo.
• Los desarrollos personalizados no están cubiertos por la garantía estándar de 30 días del servicio base.
• Mentesis conserva los derechos de propiedad intelectual sobre las mejoras generales del sistema, mientras que las funcionalidades específicas del cliente permanecen vinculadas a su cuenta.
• Los cambios en los requerimientos después del inicio del desarrollo pueden resultar en costos adicionales.

7. Políticas de Garantía y Reembolsos

Ofrecemos una garantía de satisfacción de 30 días para nuevos clientes, sujeta a los siguientes términos:

• La garantía cubre únicamente las tarifas de suscripción mensual pagadas durante los primeros 30 días de servicio.
• NO están cubiertos por la garantía: costos de onboarding, desarrollos personalizados, servicios de consultoría adicionales, o cualquier tarifa de configuración especial.
• Para solicitar un reembolso, el cliente debe cancelar su suscripción y solicitar el reembolso dentro de los 30 días calendario desde la activación inicial de la cuenta.
• Los reembolsos se procesarán dentro de 10 días hábiles y se realizarán mediante el mismo método de pago utilizado para la compra original.
• Al solicitar un reembolso, el acceso al servicio se suspenderá inmediatamente y todos los datos serán sujetos a eliminación según nuestras políticas de retención de datos.

8. Cancelación y Terminación

Puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde la configuración de su cuenta. La cancelación será efectiva al final del período de facturación actual.

Nos reservamos el derecho de suspender o terminar su acceso al Servicio inmediatamente, sin previo aviso ni responsabilidad, por cualquier motivo, incluyendo, sin limitación, si usted incumple estos Términos.

En caso de terminación:

• Su derecho a utilizar el Servicio cesará inmediatamente.
• Tendrá acceso para exportar sus datos durante un período de 30 días después de la terminación.
• Después de 30 días, podemos eliminar todos sus datos sin previo aviso.

9. Uso del Servicio

Al utilizar nuestro Servicio, usted acepta:

• Cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables, incluidas las leyes fiscales y tributarias de Costa Rica.
• Usar el Servicio solo para fines legales y de acuerdo con estos Términos.
• No infringir los derechos de propiedad intelectual u otros derechos de terceros.
• No utilizar el Servicio para actividades fraudulentas, engañosas o ilícitas.
• No intentar interferir con, comprometer o dañar la seguridad del Servicio.
• No cargar ni transmitir virus, malware u otro código malicioso.

10. Facturación Electrónica

El Servicio incluye funcionalidades de facturación electrónica conforme a la normativa costarricense. Al utilizar estas funcionalidades, usted:

• Acepta cumplir con todas las regulaciones fiscales y tributarias aplicables en Costa Rica.
• Es responsable de la veracidad y exactitud de la información incluida en las facturas emitidas.
• Comprende que Mentesis actúa como proveedor tecnológico y no como asesor tributario o contable.
• Acepta que es su responsabilidad consultar con profesionales en materia fiscal y contable para asegurar el cumplimiento de la normativa aplicable.

11. Datos del Cliente

Usted conserva todos los derechos sobre los datos que carga y procesa a través del Servicio ("Datos del Cliente"). Nos otorga una licencia limitada para almacenar, procesar y mostrar sus Datos del Cliente únicamente en la medida necesaria para proporcionar el Servicio.

Nos comprometemos a:

• Mantener medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger la seguridad de sus Datos del Cliente.
• No acceder, usar o divulgar sus Datos del Cliente excepto: (i) para proporcionar el Servicio, (ii) para prevenir o abordar problemas técnicos, (iii) cuando la ley lo exija, o (iv) con su consentimiento expreso.

Para más información sobre cómo tratamos sus datos personales, consulte nuestra Política de Privacidad.

12. Propiedad Intelectual

El Servicio y todo su contenido, características y funcionalidades son y seguirán siendo propiedad exclusiva de Mentesis y sus licenciantes. El Servicio está protegido por derechos de autor, marcas registradas y otras leyes de Costa Rica e internacionales.

Estos Términos no le otorgan ningún derecho, título o interés en el Servicio, ni en cualquier contenido, funcionalidad, base de datos o propiedad intelectual asociada. Cualquier retroalimentación, comentarios o sugerencias que proporcione sobre el Servicio es totalmente voluntaria y podremos utilizarla sin restricción ni compensación para usted.

13. Limitación de Responsabilidad

En ningún caso Mentesis, sus directores, empleados, socios, agentes, proveedores o afiliados serán responsables por daños indirectos, incidentales, especiales, consecuentes o punitivos, incluyendo, sin limitación, pérdida de datos, pérdida de beneficios, pérdida de negocio o pérdidas económicas anticipadas, derivados de o en conexión con:

• Su uso o incapacidad para usar el Servicio.
• Cualquier conducta o contenido de terceros en el Servicio.
• Acceso no autorizado, uso o alteración de sus transmisiones o contenido.
• Errores, inexactitudes o interrupciones en la prestación del Servicio.

Nuestra responsabilidad total hacia usted por cualquier reclamo relacionado con el Servicio se limitará al monto que usted pagó por el Servicio durante los 3 meses anteriores al evento que dio lugar a dicha responsabilidad.

14. Indemnización

Usted acepta defender, indemnizar y eximir de responsabilidad a Mentesis, sus afiliados, directores, empleados y agentes, de y contra cualquier reclamo, daño, obligación, pérdida, responsabilidad, costo o deuda, y gastos (incluidos, entre otros, los honorarios de abogados) derivados de: (i) su uso del Servicio, (ii) su incumplimiento de cualquier parte de estos Términos, (iii) su infracción de cualquier derecho de terceros, o (iv) cualquier reclamación de que su uso del Servicio ha causado daños a un tercero.

15. Disponibilidad del Servicio

Nos esforzamos por mantener el Servicio disponible 24/7, pero no garantizamos que el Servicio sea ininterrumpido o libre de errores. Podemos realizar actualizaciones y mantenimientos periódicos que pueden interrumpir temporalmente el acceso al Servicio. Cuando sea posible, proporcionaremos notificaciones previas de tales interrupciones programadas.

Nos reservamos el derecho de modificar, suspender o descontinuar cualquier aspecto del Servicio en cualquier momento, con o sin previo aviso.

16. Modificaciones a los Términos

Nos reservamos el derecho de modificar estos Términos en cualquier momento. Las modificaciones entrarán en vigor inmediatamente después de su publicación en el Servicio. Su uso continuado del Servicio después de la publicación de las modificaciones constituirá su aceptación de dichas modificaciones.

Para cambios materiales en estos Términos, haremos esfuerzos razonables para notificarle por correo electrónico o mediante un aviso prominente en nuestro Servicio.

17. Ley Aplicable y Jurisdicción

Estos Términos se regirán e interpretarán de acuerdo con las leyes de Costa Rica, sin tener en cuenta sus principios de conflicto de leyes. Cualquier disputa que surja de o en relación con estos Términos estará sujeta a la jurisdicción exclusiva de los tribunales de San José, Costa Rica.

18. Disposiciones Generales

Si alguna disposición de estos Términos se considera inválida o inaplicable, dicha disposición se eliminará o limitará al mínimo necesario para que el resto de los Términos permanezcan en pleno vigor y efecto.

Nuestra incapacidad para ejercer o hacer valer cualquier derecho o disposición de estos Términos no constituirá una renuncia a ese derecho o disposición.

Estos Términos, junto con cualquier enmienda y cualquier acuerdo adicional que celebre con Mentesis en relación con el Servicio, constituirán el acuerdo completo entre usted y Mentesis con respecto al Servicio.

19. Contacto

Si tiene alguna pregunta sobre estos Términos, por favor contáctenos:

• Por correo electrónico: legal@mentesis.com
• Por teléfono: (+506) 6155-1010